הפקת אירועי חברה לעובדים – איך בוחרים לוקיישן?
על הפקת אירועי חברה לעובדים ובחירת מיקום מנצח
הפקת אירועי חברה לעובדים היא אף פעם לא עסק פשוט. חשוב לקחת בחשבון אינספור פרמטרים – החל מתוכן וקונספט לאירוע שיתאימו לכל העובדים, דרך בחירת תאריך ועד לבחירת הקייטרינג. לצד הפרמטרים הללו, סוגיית הלוקיישן גם היא מעסיקה לא מעט את מוחם של מפיקי האירוע. איך עורכים הפקת אירועי חברה לעובדים עם הלוקיישן המושלם? הנה כמה טיפים שיסייעו לכם בכך.
שמרו על מסגרת התקציב
הגדרת התקציב המוקצה לאירוע הוא אחד השלבים הראשוניים ביותר בהפקה. קחו בחשבון כי נפח התקציב המוקצה לטובת הלוקיישן יהיה, לרוב, הנתח הנכבד ביותר ולכן כדאי לבחור מקום העונה על כל הפרמטרים החשובים (אותם נפרט מיד) אך עם זאת – מבלי לחרוג מהתקציב הראשוני. לא מעט חברות פועלות ההיפך, ובוחרות לערוך סקר שוק אודות המקומות השונים וכך להגדיר את התקציב. כך או כך, מומלץ לקבל הערכה ראשונית לגבי מחירי המנות, שכירות האולם והציוד הנלווה – ומשם לפעול.
נוחות ההגעה
הדבר החשוב ביותר הוא לבחור מקום שיאפשר הגעה נוחה לכל האורחים. אתם רוצים שהאורחים שלכם יגיעו רעננים בכל הפקת אירועי חברה, אחרי נסיעה קצרה ומהירה – ולא אחרי שהם נאלצו לעמוד בפקקים או לנסוע למרחקים ארוכים. חשוב לבחור את מקום האירוע בהתאם לאזור בו מתגוררים רוב העובדים שלכם. אם מצאתם מקום מושלם ואתם חושבים שהוא שווה את הנסיעה – אולי כדאי לשקול להזמין הסעה לעובדים, וכך כולם יגיעו יחד מבלי להסתבך בדרך והכי חשוב – תאפשרו להם לשתות J
בחוץ או בפנים?
האם כדאי לקיים הפקת אירוע חברה במקום פתוח או סגור? גן אירועים או אולם? התשובה לשאלה הזו היא נגזרת של מזג האוויר וסוג האירוע. בחודשי הקיץ עומדות לרשותכם שתי האפשרויות ובחודשי החורף תהיו מוגבלים למתחם סגור. בנוסף, אם מדובר ביום גיבוש, אירוע השקה או ערב חברה חגיגי – הרי שלא תהיו מוגבלים מבחינת המיקום (בחוץ/בפנים), אך אם מדובר באירוע מקצועי יותר הדורש אווירה פורמלית ורצינית (למרות שזה ערב חברה..) כדאי לשקול לערוך אותו במקום סגור.
הפקת אירועי חברה בהתאם לכמות האורחים
כמה מוזמנים מתוכננים להיות באירוע? האם אתם מתכננים לקיים את האירוע עם בני ובנות זוג או שהערב מיועד לעובדי החברה בלבד? ברגע שתהיה לכם הערכת כמות כמה שיותר מדויקת – תוכלו לבחור לוקיישן מתאים. שימו לב שמחירי המנות במתחמים השונים משתנים בהתאם לכמות האורחים, מה גם שיש מקומות הבנויים לארח מספר מסוים של אורחים.
סוג האירוע
בכל אירוע שאנו בתור מפיקי אירועים עסקיים מקיימים, אנו שואפים לייצר הרמוניה בין המיקום, התוכן – והמסרים שאנו רוצים להעביר. גם אירועי החברה השונים נבדלים אלו מאלו מבחינת האווירה, התוכן וסגנון האירוע המסוים שאתם מתכננים, ולכן חשוב להתאים את המקום הנבחר למסרים הללו. לדוגמא, אם קונספט האירוע הוא מסיבת קיץ וקוד הלבוש הוא בגדי חוף – הרי שאולם אירועים "מעונב" יתאים פחות מאשר מקום פתוח וקיצי.
