הפקת כנס כמו גדולים – חלק ב'

הפקת כנס כמו גדולים – הפקה, שיווק ותוכן

בכתבה הקודמת סקרנו מהם הפרמטרים הכלכליים המצדיקים את קיומו של הכנס (פספסתם? תוכלו להתעדכן ממש כאן). כעת, משהחלטתם שיש לכנס פוטנציאל עסקי טוב – הגיע הזמן לעבור לשלב הבא – מלאכת הפקת כנס, המורכבת משלושה מרכיבים עיקריים: הפקה טכנית (ומציאת חברה להפקת אירועים, שיווק האירוע ותוכן האירוע. בכתבה הנוכחית, השניה בסדרה, נפרט את כל מה שצריך לדעת על ההפקה הטכנית של הכנס. יוצאים לדרך!



רוצה לקבל פרטים? נא להשאיר פרטים ונחזור אליך בהקדם!


הפקת כנס – הצד הטכני

כל כנס כולל צד לוגיסטי, בו יכללו המרכיבים החיוניים לכנס: לוקיישן, קייטרינג ומשקאות, במה, הגברה ותאורה, עמדת רישום ותוכן (אליו נתייחס בהמשך). המרכיבים הטכניים הללו יכולים להסתכם בעלות של 50,000 ש"ח ויכולים לנסוק גם להוצאות בסדר גודל של 200,000 ש"ח – את התקציב אתם קובעים, בהתאם לכמות האנשים, רמת ההשקעה הנדרשת ובהתאם לרמת ההפקה שהגוף לו אתם מארגנים את הכנס מעוניין בה. הנה פירוט מסודר לכל אחד מהמרכיבים החיוניים לכנס.

  1. בחירת הלוקיישן

אולם הכנסים בכל הפקת אירוע הנבחר צריך לענות על שלושה מדדים מרכזיים: כמות אנשים התואמת את צפי המוזמנים, תקציב רצוי ואיכות המקום.

כמות אורחים: יש אולמות כנסים המייעדים עצמם לאירועי בוטיק קטנים, אחרים המיועדים לכמות עצומה של אורחים (מעל 1,000 איש), ויש לא מעט אולמות כנסים המיועדים לכמות אורחים המתאימה לכנסים בינוניים.

התאמת התקציב: לאחר שערכנו סינון ראשוני בהתאם לכמות המוזמנים המשוערת, עוברים לסעיף התקציבי. כיצד תדעו מהי העלות של כל אולם, מבלי להצטרך לערוך אינספור שיחות טלפון? כלל האצבע אומר כך: ככל שתתרחקו מתל אביב, כך המחיר ירד. עם זאת, גם אם אתם מוגבלים בתקציב – כדאי מאוד לערוך את הכנס במיקום נוח, עם חניה, נגיש לתחבורה ציבורית ובמקום מרכזי יחסית. כך תעלו את הסיכוי שיגיעו יותר מוזמנים לאירוע שלכם.

איכות המקום: האם מדובר באולם איכותי? האם האסתטיקה של המקום משביעה רצון? האם הפידבקים של האורחים ומארגני הכנסים האחרים במקום חיוביים? האם שירותי הקייטרינג והבר של האולם ברמה גבוהה? התשובות לשאלות הללו יקבעו את רמת שביעות הרצון של האורחים שלכם – אתם חייבים לשים אליהם לב ולקחת אותם בחשבון.

  1. הגברה ותאורה

רוב אולמות הכנסים יציעו לכם את שירותי ההגברה והתאורה של חברת הבית הפועלת באולם. ברוב המוחלט של המקרים מדובר בחסכון כספי משמעותי, שכן עבודות ההקמה הנדרשות קטנות באופן דרסטי והמחירים יהיו נוחים יותר בשל כך. עם זאת, חשוב לקבל חוות דעת ממקור אובייקטיבי וחיצוני ולוודא שהחברה המדוברת אכן תעמוד ברמת התפעול שאתם זקוקים לה.

  1. במה

במידה והמקום הנבחר לקיום הכנס הוא אולם ייעודי לכנסים, לרוב תהיה בו במה המתאימה להרצאות ונאומים. במידה ויש במה, בדקו שהיא מתאימה לכמות הנואמים והמרצים המתוכננים להיות בה בכל רגע נתון. ההבדלים בין גדלי הבמות הם מהותיים. בעוד שמידותיה של במה קטנה הן 2*4, במה גדולה יכולה להגיע גם לאורך של 50 מטרים. במידה ואין במה – בדקו מהו הגודל שתזדקקו לו וקבלו המלצות על חברות המשכירות ציוד במות.

  1. עמדת רישום

חברות רבות מספקות עמדות רישום בכניסה לאירועים עסקיים או במסגרת הפקת אירועי חברה, הכוללות דיילים העומדים בכניסה לאולם, מברכים את הנכנסים ומוודאים מול רשימה ממוחשבת שהוכנה מבעוד מועד את שם הנכנס. לאחר מכן, ידפיסו במקום תג עם שמו. הדפסת התגים מתבצעת במקום ואין טעם להכינה לפני האירוע, שכן לא תמיד יש סנכרון בין הרשימה שיש בידינו לבין האורחים שמגיעים בפועל (שמות שגויים, משתתפים שחשבו שנרשמו לאירוע אך בפועל לא מופיעים ברשימה ועוד).

הפקת הכנס מההיבט הטכני שלו כוללת לא מעט פרטים. צלחתם אותם בשלום ובהצלחה? מעולה! זה בדיוק הזמן לעבור לחלק השלישי בסדרת הכתבות שלנו – שיווק האירוע לקהל חיצוני.

כנס



רוצה לקבל פרטים? נא להשאיר פרטים ונחזור אליך בהקדם!


You may also like

Leave a comment