הפקת כנס כמו גדולים – חלק ד' (ואחרון)

הפקת כנס – חלק אחרון

סדרת הכתבות שלנו עומדת להגיע לסיומה, אבל אנחנו מאושרים להיפרד מכם (רק לרגע, כן? נתראה מיד בכתבה הבאה J ) כשאתם יודעים כל מה שצריך לדעת על הפקת כנס מא'-ת'. בחלק האחרון בסדרה נדבר על התוכן באירוע – למה זה חשוב, איך עושים את זה נכון ואיך בוחרים את התוכן הכי מתאים לכנס שלכם. הנה זה בא.



רוצה לקבל פרטים? נא להשאיר פרטים ונחזור אליך בהקדם!


(אגב, אם פספסתם את הכתבות הקודמות בסדרה, הן מחכות לכם ממש כאן: חלק א', חלק ב', חלק ג')

טיפ 1: הגדירו מטרה מראש

השלב הראשון בדרך לגיבוש התוכן תלוי במטרת הכנס, כפי שאתם מגדירים אותה מראש. מה האורחים שלכם משיגים ממנו? עם איזה ערך מוסף הם יוצאים? אם התשובה שלכם כוללת משהו בסגנון "מה זאת אומרת? מארגנים כנס כי זה חשוב!" – זה לא מספיק. אתם צריכים לחשוב על למה זה חשוב, מהי המטרה הייחודית והממוקדת של הכנס הספציפי הזה וכיצד, דרך המטרה הזו – תוכלו לייצר תוצאות בזמן אמת בכל הפקת אירוע. התוצאות הללו יכולות להיות כל דבר שהארגון רוצה להשיג – למשוך שיתופי פעולה, לחשוף מוצר חדש לכמה שיותר לקוחות, לאשר תכנית, להשיג בלעדיות על שירות מסוים ועוד. לא משנה מהי המטרה – עליכם לגלות אותה. רק כך תוכלו להפוך את הכנס מכלי שאתם משקיעים בו – לתוצאה שאתם יכולים לקצור דרכה רווחים.

טיפ 2: תהיו מעניינים

מוזמני האירוע, סביר להניח, השתתפו בלא מעט כנסים בחייהם. אם אתם לא רוצים שהם יבלו את זמן הכנס בקפיטריה שמחוץ לאולם – עליכם לגרום לתוכן להיות מעניין. הפקת כנס משמים, כזה שנראה כמו כל השאר וכולל אינסוף הרצאות חדגוניות היא המתכון המושלם להבריח את המוזמנים שלכם, לכן חשבו על כך בקפידה. איך עושים זאת? נסו להבין מה מעניין את קהל היעד שלכם, מהו התוכן שידבר אליו וחשוב מכך – באיזה ערוץ כדאי להעביר את התוכן הזה. מצגות מעניינות, למשל, הן דרך מצוינת להנגיש תוכן אינפורמטיבי. זוהי מלחמה על תשומת לבו של הקהל – ואתם רוצים לנצח בה.

טיפ 3: אם אתם לא יודעים, תתייעצו

הפקת כנס יכולה להיות מוצלחת מאוד גם אם אתם לא שולטים כלל בתחום בו עוסק הכנס. אם אתם מחוברים יותר לצד ההפקתי של הכנס ולא רוצים להיכנס לארגון הפן התוכני שלו – אתם חייבים לשתף פעולה עם מומחים בתחום הכנס, שיסייעו לכם להבין מה הטרנדים הכי מעניינים, מי המרצים הכי מרתקים ובאיזו דרך כדאי לדבר אל הקהל שלכם.

טיפ 4: תהיו ממוקדים

אם בעבר הרצאה הייתה אורכת שעה ורבע (וכוללת בלי סוף תזוזות בכסא מצד האורחים), הרי שככל שעובר הזמן – ההרצאות הופכות להיות קצרות הרבה יותר. עד כמה קצרות? יש לא מעט מרצים שמגיעים מחו"ל במיוחד לכנס – רק כדי לנאום בו במשך 20 דקות. כשאתם מקצים זמן קצר לכל מרצה, אתם שומרים את הנס שלכם ענייני, קצר וקולע, וגורמים לאורחים שלכם להישאר עירניים.

טיפ 5: שלבו תכנית בידור

שילוב תכנית בידור בכנס היא משהו שעד לפני עשור, נניח, היה נדיר מאוד. היום גם זה משתנה, ויותר מכך – מדובר בטרנד חם שנועד למשוך קהל. אתם רוצים שהאורחים שלכם יהנו בכנס – שלבו גם כיף וקלילות לצד אינפורמציה חשובה.

טיפ 6: בנו מערכת הקשרים בין ההרצאות

הכנס שלכם הוא יחידה אחת, המורכבת ממספר מרצים ותכניות. על אף שמדובר באנשים שונים, כל אחד מהם חייב לתת את הפן הייחודי שלו שישלים את התמונה המלאה – כשהוא מקשר את דבריו להרצאה הקודמת או הבאה אחריו (דרך פאנצ', פרומו לדברים ועוד). כך לקהל שלכם יהיה קל מאוד לקבל את המסרים המועברים אליהם והכנס יהיה מהודק היטב.

טיפ 7: עצבו לו"ז מסודר

אתם יודעים מי הדוברים, החלטתם מהו התוכן של הכנס וכעת כל שנותר לכם לעשות הוא לארגן את הלו"ז באופן המוקפד והמסודר ביותר שיש. חשבו על הסדר הנכון של הדוברים, כשאתם מתחשבים באילוצים טכניים שונים, תאמו את הגעתם לכנס אם הדבר באחריותכם וודאו שכל הספקים והדוברים יודעים בדיוק מתי להגיע. אל תשכחו להקצות זמן להפסקות, ארוחה, דברי פתיחה וסיום ועוד.

בהצלחה!



רוצה לקבל פרטים? נא להשאיר פרטים ונחזור אליך בהקדם!


You may also like

Leave a comment