כנס

הפקת כנס (רווחי) כמו גדולים – חלק א'

קיבלתם שיחת טלפון. על הקו בעל עסק המבקש לקבל הצעת מחיר לארגון כנס. לאחר שהוא מפרט בפניכם את מטרת האירוע ומספר לכם על החברה שלו, הוא מעוניין לדעת האם לדעתכם הפקת כנס כפי שהוא מתאר תהיה רווחית או לא – מה אתם עונים? ובכלל, כיצד נדע? הרי הפקת כנס, כפי שכולנו יודעים, היא לא תמיד עניין רווחי. מתלבטים? הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם להבין את הכדאיות הכלכלית של קיום הכנס.

מהו גודל השוק?

הדבר הראשון שעליכם לבדוק הוא מה נפח השוק הרלוונטי לקיום האירוע. מצד אחד, ככל שקהל היעד לאירוע רחב יותר, כך עולה הסיכוי למכירת כמות גדולה יותר של כרטיסים. עם זאת, חשוב להבין את אופי קהל היעד ולוודא שכנס הוא אכן "צינור" התקשורת הרלוונטי אליו. לדוגמא, ענף המסעדנות הוא אחד הענפים הגדולים במשק, ולכן כנס מקצועי בתחום יכול להיות נהדר – אך עם זאת, העובדה שרוב המסעדנים מבלים בעסק שלהם רוב שעות היום ועסוקים במרבית שעות היממה – הופכת את הכנס לבלתי אפשרי עבורם. מנגד, קיום כנס לקהל מובחן ורלוונטי, גם אם נפח השוק שהוא תופס מועט יחסית – עשוי להיות הצלחה גדולה יותר. כמו למשל כנס טכנולוגי, כנס לאנשי שיווק ומכירות ועוד.

הפקת כנס

מה עושים המתחרים?

האם הדשא של השכן באמת ירוק יותר? ובכלל, האם קיימים כנסים מתחרים בתחום? חשוב לבדוק מה קורה בזירות הכנסים האחרות ולהבין האם משתלם לערוך את הכנס – ביחס למתחרים. זה עשוי לחסוך לא מעט מפחי נפש (וכיס). ראשית, בדקו האם מתקיימים כנסים בתחום. לרוב, אם מדובר בתחום חדשני המתבסס על נטוורקינג (כמו למשל גיימינג, שיווק ועוד), הפקת אירוע כזה עשויה להיות משתלמת ויש לה סיכוי טוב יותר "לתפוס". לעומת זאת, אם מדובר בשוק רווי בתחרות, עמוס במידע ולא ומסורתי יחסית (למשל – תחום הנדל"ן) – הסיכוי שיהיה משהו לחדש בו יורד, וכך הלקוחות שלכם מתמודדים על תשומת ליבו של קהל היעד בשוק רווי מאוד. אך למרות זאת, תמיד יש מה לחדש. אם ניקח, שוב, את ענף הנדל"ן כדוגמא, הרי שכנס בתחום נישתי וספציפי – למשל, השקעות במדינה מסוימת באירופה, עשוי להניב רווח גדול יותר ולזמן אליו כמות אנשים גדולה יותר מאשר כנס בתחומים "מסורתיים" ומוכרים.

בשורה התחתונה: אם בתחום המדובר יש כנסים, חשוב לבדוק מה קורה בהם. אם לא מתקיימים בו כנסים – רצוי לבדוק מה הסיבה לכך ולהיוועץ עם אנשים מהתחום.

מהו המצב הפיננסי בשוק?

מה נחשב לתחום מכניס יותר? לאילו כנסים יש סיכוי גבוה יותר להיות רווחיים? כדי לדעת מה התשובה לשאלות הללו, חשוב לבדוק את המצב הפיננסי בשוק. אם אתם מגלים שהתחום בו הכנס עוסק עשוי להניב רווחים יפים – הסיכוי שתצליחו לגבות סכומים גדולים מנותני חסות רלוונטיים והמשתתפים בכנס גדול יותר.

לדוגמא, חברות טכנולוגיות בינלאומיות או ארגונים ביו רפואיים מחזיקים בתקציב שיווק גדול יותר ולכן כשהן מפיקות כנס – ההשקעה בו היא בהתאם.

כנס מוצלח

נותני חסות – חובה!

נותני החסות הם חלק חשוב במערך התכנון הפיננסי של הכנס. בעוד שבחו"ל או בכנסים מקצועיים מאוד בארץ כרטיס יכולים להימכר במאות דולרים מבלי שמעורב בתמחור נותני חסות – רוב הכנסים לא נראים כך. כיום, כמעט כל כנס שהמטרה שלו היא להשיג רווח בטווח קצר – חייב לגייס נותני חסות.

איך עושים את זה? פונים לחברות ומותגים שעשויים להתעניין בקהל הספציפי המגיע לכנס שלכם – כאלה שיכולים להפיק ממנו רווח. אם מדובר בכנס רפואי, הרי שגיוס נותני חסויות מתחום העזרים הרפואיים יכול "להקפיץ" את הרווחים בכנס, אם זהו כנס של חברת הייטק – נסו לגייס חברות טכנולוגיות שהמשתתפים עשויים להתעניין במוצר שהם משווקים. התמקדו בשחקניות הגדולות בשוק שלכם, זו הדרך הטובה ביותר להשיג חסויות לאירוע.

השלבים הראשונים בכל הפקת כנס הם לוודא שהוא "מסוגל" להיות רווחי. ומה קורה אחר כך? את זה תגלו ממש כאן, בחלק השני של הכתבה שלנו!

You may also like

Leave a comment