מפיקי אירועים עסקיים
מפיקי אירועים עסקיים? הנה הטעויות שאתם רוצים להימנע מהם
מפיקי אירועים עסקיים לוקחים על עצמם לא מעט אחריות בתכנון האירוע. וכגודל האחריות – כך גם גורלן של הטעויות שעשויות להיעשות בדרך, הוא רע ומר. טעות קטנה אחת יכולה להפוך לכדור שלג מתגלגל ולגרום לאסון הפקתי שאתם ללא ספק רוצים להימנע ממנו. הנה כמה טעויות שאתם, בתור מפיקי אירועים עסקיים, רוצים להיחשף אליהם – ולהימנע מהם במיוחד.
טעות מספר 1: מפיקי אירועים עסקיים ללא מטרה מוגדרת
לא מעט מפיקי אירועים עסקיים מוצאים את עצמם שועטים קדימה בכל הכוח בהפקת אירועי קונספט עסקיים, מתחילים לסגור הסכמים עם ספקים ולתכנן את האירוע כשבפועל – הם עוד לא הגדירו אותו בצורה מסודרת. לעולם אל תתחילו בתהליך ההפקה מבלי שקבעתם את המטרות שלכם תחילה. הבנה מוצקה של מה שאתם רוצים להשיג מהאירוע, המטרות שלכם בתכנון והנושא המרכזי שלו יובילו לכך שתוכלו להדריך גם אחרים בתהליך, וגם להבין בדיוק מה נדרש מכם כדי להגיע אל היעד. ברגע שהמטרה מוגדרת, המשך תהליך ההפקה יהיה פשוט וברור – כמות האורחים, התכנית המרכזית, דוברים באירוע, מיקום מועדף ועוד.
טעות מספר 2: תכנון שלא רואה את הקהל הרלוונטי
לא מעט מפיקי אירועים עסקיים מסגלים לעצמם הנחות שונות לגבי מה המשתתפים בכל אירוע עסקי רוצים – לא תמיד לאחר שהם בדקו זאת מולם. התוצאה של הראיה הזו עשויה לגרום לאירוע לא להיות מותאם לאורחים, לא לספק את המטרות שהם זקוקים להם ובסופו של דבר – לא לרצות להירשם לאירוע הבא. כדי לוודא שאנחנו מספקים חוויה שהאורחים שלנו יאהבו, חשוב לתכנן את האירוע כולו דרך העיניים שלהם. שינוי בתפיסה הוא כל מה שאתם זקוקים לו. איך עושים זאת? פשוט עונים על השאלות הבאות:
- הנושאים – האם הנושאים בסדר היום של האירוע "חמים" ורלוונטיים?
- הדוברים – כמה מרתקים ומעניינים הדוברים באירוע?
- יח"צ לקראת האירוע – האם יש לכם אסטרטגיית תקשורת? אל תספקו למשתתפים הפוטנציאלים שלכם רק את הפרטים הבסיסיים בנוגע לאירוע, אלא שתפו אותם ב"מאחורי הקלעים", ספרו להם על מטרות האירוע ומה הם יכולים לצפות שיהיה בו.
טעות מספר 3: ניהול לא נכון באירוע
חווית האורחים באירוע לא תלויה רק בדוברים המרתקים שיבחרו, הלוקיישן הכי "חם", התפריט הקולינרי הכי עשיר או האטרקציות הכי מדליקות – כמובן שהדברים הללו חשובים, אך לא פחות חשוב הוא להתנהל נכון מבחינה לוגיסטית באירוע. הטעויות העיקריות המתרחשות בגזרה הזו, הן לרוב תוצאה של תכנון לא נכון לפני האירוע של חברה להפקת אירועים עסקיים. לדוגמה, לא מעט מפיקי אירועים עסקיים נקלעים למצב בו במהלך האירוע יש תורים ארוכים לבופה האוכל או לבר השתיה, אורחים רבים מחכים בחוץ כי עוד לא הספיקו להושיב את כל האורחים שבפנים והדבר הגרוע מכל – צוות ההפקה לא מתנהל בצורה מסונכרנת, ולכן נוצרות טעויות חמורות בתקשורת ביניהם, באופן שבו הם מגיבים כשמתעוררת בעיה שיש לפתור ובסופו של דבר – הצלחת האירוע נפגמת. מאוד.
טעות מספר 4: אתם עושים שימוש בטכנולוגיה מיושנת
אם שולחן העבודה שלכם עמוס בניירת, אם אתם כותבים ידנית את כל המשימות הקשורות באירוע ועדיין עורכים טבלאות אקסל עם רשימת משתתפים שנרשמו לאירוע – דעו כי יש פתרונות מתקדמים הרבה יותר, פשוטים להפליא ובעיקר כאלה שיחסכו לכם זמן ויגרמו לאירוע להתנהל בצורה מסודרת יותר! כיום יש מגוון רחב של פתרונות רישום מקוונים, כמו גם אפשרות לתכנון משימות המסונכרן עם יתר צוות ההפקה. רצוי שהמערך כולו יתבצע באופן מקוון, כשהנתונים נשמרים על גבי ענן ואתם יכולים לשלוף את המידע הרצוי בכל רגע.
