ארגון אירועים עסקיים בקלות

ארגון אירועים עסקיים – השלבים

חדשים בתחום? התבקשתם להפיק כנס, ועידה או אירוע השקה מרובה משתתפים? תנשמו אוויר ותירגעו, כי איוונטיקו – חברה להפקת אירועים, כאן איתכם כדי לוודא שתצלחו את המשימה בשלום! ארגון אירועים עסקיים הוא לא דבר פשוט, ולכן הכנו לכם כמה פרמטרים חשובים שכדאי לקחת בחשבון בדרך לאירוע המוצלח ביותר.

השלב הראשון: מה סוג האירוע אומר לנו?

מפיקי אירועים עסקיים יעידו כי הפקת כנס שונה מהפקת אירוע מכירות, השקה או טקס חגיגי לרגל מינוי חשוב. השלב הראשון והחשוב ביותר הוא להבין מהי הגדרת האירוע, וכתוצאה מכך מה מתבקש מאיתנו. לדוגמא, אם מדובר בכנס אליו מוזמנים אישים חשובים מחו"ל, הדבר משפיע על המיקום הנבחר והאווירה כולה. מנגד, אם מדובר ביריד מכירות לכל המשפחה – אתם כבר מבינים שהמיקום שונה לחלוטין…

השלב השני: המיקום

לאחר שהגדרנו את סוג האירוע ופישטנו אותו לכדי תוואי כללי, הגיע הזמן לאתר את המקום המתאים ביותר. זהו אחד השלבים הקריטיים בדרך, שכן רק לאחר שתקבעו תאריך ומיקום תוכלו להתחיל "להריץ" את השלבים הנוספים בכנס. את המקום מומלץ לבחור על פי הפרמטרים הבאים: נוח להגעה, נגיש להגעה בתחבורה ציבורית, מכיל מקומות חניה, מקום המתאים לסוג האירוע וכן גודל מספק (בשלב הזה, חשוב שיהיה לכם סדר גודל של כמות מוזמנים לאירוע).

השלב השלישי: תוכן אמנותי

על השלב השלישי עובדים במקביל לשלב הרביעי (וגם לחמישי, לשני ולראשון J ). מה יהיה תוכן האירוע? האם הוא כולל נואמים, דוברים או פאנלים מרובי משתתפים? האם רצוי לשלב בו הרצאה? אמן אורח (מוזיקה, ריקוד, סטנדאפ ועוד)? או אולי בכלל מדובר בהפנינג קליל ואז כדאי לנתב את אפיקי ההשקעה לאיתור אטרקציות מתאימות שילוו אותו? בחרו את התוכן שישרת באופן הטוב ביותר את המסרים של האירוע, את ערכי החברה ואת סוג האירוע, זאת כמובן, תוך התחשבות בתקציב העומד לרשותכם.

השלב הרביעי: בחירת תפריט

לא מעט אנשים מודדים איכות אירוע עסקי על פי השירות שניתן להם במקום ולא פחות חשוב – על פי המזון שהוגש להם בו. התפריט הנבחר חייב להיות מעולה, להיות מוכן בסטנדרטים גבוהים המשדרים מכובדות ולוקחים ברצינות את מוזמני האירוע, כמו גם להיות מגוון ולתת מענה לכל סוגי הקהלים. בנוסף, התפריט צריך להיות מורכב בהתאם לסגנון האירוע. אם מדובר באירוע קוקטייל, אזי ישיבה סביב שולחנות ומנות המצריכות שימוש בסכין ומזלג פחות מתאימות.

השלב החמישי: הישורת האחרונה

הישורת האחרונה כוללת את כל השאר. אתם מוכנים? זה הזמן להזמין צלם לתיעוד האירוע, לבחור שי מתאים לחלוקה בסיום האירוע, לדאוג למיתוג וכמובן – לבנות לוח זמנים מסודר. בלוח הזמנים עליכם להחליט מהו סדר האירוע (קבלת פנים, סרטון פתיחה, נאומים, תכנית אמנותית ועוד…), להקצות זמן סביר לכל אחד משלבי האירוע ולוודא שכולם עובדים יחד בהרמוניה.

השלב השישי: ליהנות

אם עמדתם בכל השלבים הקודמים בהצלחה, כנראה שהגיע הזמן להתלבש יפה, לצאת לאירוע ולראות איך כל המרכיבים שעמלתם עליהם כל כך הרבה זמן מתגשמים אל מול עיניכם. קדימה, ליהנות!