הפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי – כך תפחיתו סיכונים

הפקת אירוע עסקי היא הליך הכולל הוצאות מרובות, התחייבויות מסועפות ופעמים רבות – אופרציה מורכבת. איך משלימים כל אירוע באופן המוצלח ביותר, מבלי להסתכן? כיצד ניתן להפחית את הסיכון הכספי למינימום? הנה כמה טיפים שיסייעו לכם בדרך להפקת האירוע הבא שלכם.

1. עבדו באופן מסודר

הדרך הטובה ביותר להימנע מסיכונים, היא לעבוד באופן מסודר, עקבי ויעיל. בכל אירוע שאתם נדרשים להפיק ולארגן, יש שרשרת די זהה של שלבים שעוברים עד לאירוע המיוחל – גיבוש הקונספט, הצעת המחיר, איתור ספקים, נותני חסויות ושותפים ועוד. וודאו שאתם מעודכנים בכל אחד מהשלבים הללו, שלטו במצב ובנו לו"ז מפורט לאירוע עצמו. רק כך תוכלו להיות בקונטרול לכל אורך הדרך ולהימנע מסיכונים.

הפקת אירועים עסקיים

2. שמרו תקציב לשעת חרום

לא מעט מפיקים מתקצבים את עלויות האירוע באופן מדויק ומוקפד – אך שוכחים להשאיר להם עתודות לעת צרה. לעתים לא רחוקות מאוד, הפקת אירוע עסקי גוררת בעקבותיה הוצאות לא מתוכננות – וחשוב שיהיה לכם מהיכן לשאוב אותם, ושלא יבואו על חשבון הרווחים שלכם, או יגררו הוצאות נוספות ממארגני האירוע.

3. ערכו תעדוף בין האירועים השונים

כמפיקי אירועים, אנו נדרשים פעמים רבות "לג'נגל" בין כמה משימות, כמה אירועים וכמה הפקות. איך אפשר לתת לכל אחד מהם את מלוא תשומת הלב? בפשטות – זה בלתי אפשרי. אם אנחנו רוצים להפחית למינימום את הסיכונים הכלכליים או את סיכוני ההפקה הכרוכים באירועים השונים או בהפקת כנסים, חשוב לדעת לערוך תעדוף נכון ביניהם. הפקת אירוע עסקי מסוג אחד דורשת 30% מסך המשאבים שלכם? הפקה אחרת זקוקה לתשומת לב יותר קפדנית, כיוון שהיא נחשבת למסוכנת ומלאת פרטים יותר? מעולה, הקדישו לה תשומת לב יתרה. רק כך תוכלו להעניק לכל אירוע בדיוק את המינון שהוא זקוק לו, ותגברו על הסיכונים לפני שהם מתרחשים.

מפיק אירועים עסקיים

4. אל תתחייבו לכמות אורחים מראש

גם אם מקום האירוע דורש מכם לחתום על מינימום מסוים של אורחים – אל תעשו זאת עד שתהיו בטוחים במספר המשתתפים המעודכן. לרוב יהיו לכם כמה חודשים עד שתהיו חייבים לחתום על חוזה, ועד אז, סביר להניח, יהיה לכם צפי מעודכן ולא תשלמו לחינם על מושבים ריקים.

5. דעו כל מה שאפשר על הספקים שלכם

אז לא, אנחנו לא מתכוונים שתארבו להם מחוץ לבית בליל חורף סוער ותערכו מעקב על הרגלי השינה שלהם, אבל כן חשוב שתהיו בטוחים שהספקים שאתם עובדים איתם מקצועיים, ישרים, נאמנים ובעיקר – לא יעשו לכם פאשלות ביום האירוע. אם ניתן, בקשו לראות אותם באירוע חברה וכך תוכלו לדעת בוודאות האם מדובר בנותן שירות שאתם מסוגלים לסמוך עליו.

You may also like

Leave a comment